Zer egin behar du irakasleak ikasturtean zehar biltzen duen dokumentazioarekin?

Bada zenbait dokumentazio irakasleen eskuetan egoten dena, zeina:

• Artxibo Nagusira bidali behar baita Erakundearen Funtsean sartzeko, Unibertsitatearen ondarearen osagaia delakoz (Artxiboaren Arautegia).
• Suntsitzeko modukoa baita, gordetzeko epea iraungi zaiolakoz, edo kopiak direlakoz, baina, babesteko datuak dituenez, modu kontrolatuan suntsitu behar baita.
• Suntsitzeko modukoa baita, babesteko daturik ez duelakoz, irakaskuntzan laguntzeko dokumentazioa delakoz edo Unibertsitatearen ondarearena ez delakoz, eta bai irakaslearena. Suntsitzeko ardura irakaslearena da.

ZER BIDALI BEHAR DA ARTXIBORA GORDETZEKO?

ZER SUNTSITU BEHAR DA MODU KONTROLATUAN?

ZER DA IRAKASLEAK GORDE EDO SUNTSITU BEHAR DUENA?

ZER GERTATZEN DA ERRETIROA HARTZEN BADU EDO BULEGOZ ALDATZEN BADA?

ZER BIDALI BEHAR DU ARTXIBORA GORDETZEKO?

Irakasle lanetan sortu duen jatorrizko dokumentazioa, hala nola:

• azterketen enuntziatuak (bost urtetik behin)
• Irakasgaien programak, titulazio gidak

Gobernu organoen jatorrizko dokumentazioa, haietako batean (Saileko Kontseiluan edo Ikastegiko Batzordean) idazkari karguan aritu bada. Edo batzorde bateko kide izan bada. Jatorrizko akta sinatuak behar dute izan.

NOLA?

Saileko administrarien bidez, haiek egiten baitute lotura Artxibo Nagusiarekin, eta dokumentazio bidalketa bat urtero.

Karpetetan antolatzea komeni da, ikasturteen arabera, administrariek errazago egin dezaten dokumentazioaren lekualdaketa, Artxibora eraman behar denean.

Gobernu organoen dokumentazioa bada, bilera bakoitzeko karpeta bat betez antolatzea komeni da.

Halaber, irakasleek erabili duten azterketa bakoitzaren ale bana bilduko dute administrariek 5 urtetik behin Artxibora bidaltzeko.

ZER SUNTSITU BEHAR DU MODU KONTROLATUAN?

Unibertsitateko ikasleei buruzko datu pertsonalak edo ekonomikoak dauzkaten dokumentuen jatorrizkoak edo kopiak.

• Ikasleen datu pertsonalak dauzkaten dokumentuen kopiak.
• Unibertsitateari buruzko datu ekonomikoak dauzkaten dokumentuen kopiak.
• Ikasleen azterketak eta lanak (hasia den ikasturtearen aurreko bi ikasturte osoak gordetzeko lege betebeharra errespetatuz) *
• Doktoretza tesien aleak, irakasleak tesien epaimahaietako kide izan badira.
• Kalifikazioen zerrendak
• Ikasleen datu pertsonalak dituen zerrenda oro
• Ikasleen fitxa zaharrak
• Gobernu organoen dokumentuen kopiak, irakasleak organo horietakoren baten kide izan badira

* Kalifikatzeko oinarrizko probak (azterketak, lanak) suntsitzeari buruzko erabakiak:

•  Artxiboaren Batzordeak 2011ko apirilaren 19an hartu zuen Erabakia 
•  Gobernu Kontseiluaren Erabakia, Ebaluazio Prozesuen Arau erregulatzaileak onesten dituena (61/2011 Erabakia, 2011/12/15 bilera) 
• 1791/2010 Errege Dekretua, Unibertsitateko Ikaslearen Estatutua onesten duena. 

NOLA?

Modu Seguruan Suntsitzeko Zerbitzuaren bidez. Zerbitzuaren jarraibideak estekan daude.

Irakasle bakoitza arduratuko da, dokumentazio mota hori lekualdatzeaz eta suntsitzeaz. Sail eraikin bakoitzean dagoen edukiontzi zigilatu berezia dagoen tokira joan, eta zirritutik sartuko du dokumentazioa.

Edukiontzi berezia betetzen denean, enpresa kontratatuak eramanen du eta suntsituko du barnean dagoena, eta suntsitze seguruaren ziurtagiri bat eginen du.

ZER GORDE BEHAR DUZU EDO SUNTSITU ZURE KABUZ?

Datu pertsonalak ez dauzkaten dokumentuak, irakasleei laguntzeko dokumentazioa edo irakasle dokumentu pertsonalak.

• Gai zerrenden fotokopiak, artikuluak, eskola emateko gidoiak eta gisako materiala
• Legegintzako eta aldizkari ofizialetako fotokopiak
• Biltzarretan, ikastaroetan, ekitaldietan eta mintegietan parte hartzearekin zerikusia duten dokumentuak
• Liburuxkak, publizitatea, prentsako berri laburrak
• Beste unibertsitate batzuen argitalpenak eta azterlanak
• Unibertsitatearekin eta beste organismo batzuekin egin dituzun tramiteen ondoriozko dokumentuak (mota guztietako eskabideak, egoera administratiboen ondoriozko dokumentuak, bajaren berri emateak, ziurtagiriak)
• Curriculuma
• Artikuluak eta separatak, zureak edo beste norbaitenak
• Agenda pertsonalak eta lanen koadernoak
• Papera ez den beste euskarriren batean dauden dokumentuak: transparentziak, diapositibak, disketeak, CDak.

Unibertsitateko langile guztiek, berdin irakasleek edo administrazio eta zerbitzuetako langileek, arduratu behar dute beren dokumentazioa suntsitzeaz, edo bulegoz aldatzen badira edo erretiroa hartzen badute, beren eskuetan dagoen dokumentazioa suntsitzeaz edo desagerrarazteaz.

NOLA?

Dokumentazioan ez badago babestu beharreko daturik eta irakaskuntzari laguntzeko bada, hau da, eskoletan erabiltzeko materiala, trankil sar daiteke paperarako edukiontzian edo plastikorako edukiontzian, hala badagokio.

Administrazio laguntzarako unitateetan dauden dokumentuak suntsitzeko gailuak ere erabil daitezke.

Gomendioak:

• Gorde nahi ez dituzuen argitalpenak (liburuak, aldizkari zientifikoak), ez badira interesdunak Unibertsitatearentzat, Liburutegian eskaintzeko moduakoak izan daitezke.
• Disketeak, dvd-ak eta cd-ak suntsitzeko hitz egin Informatika Zerbitzuarekin.
• Berriz erabili behar da ongi dagoen materiala. Karpetak, plastikozko zorroak, portafolioak…

Zalantzarik izanez gero dokumentu mota identifikatzeko eta dokumentuekin zer egin behar den erabakitzeko, idatzi edo deitu Kudeaketa eta Artxibo Nagusiko Atalari, archivo@unavarra.es  helbidera edo 948 168935 telefonora.

ZER GERTATZEN DA ERRETIROA HARTZEN BADU EDO BULEGOZ ALDATZEN BADA?

Bietako bat gertatzen bada, irakasleak aldez aurretik, zentzuzko denbora tartea hartuz, hauek egiten hasiko da:

1. Agirien Kudeaketa eta Artxibo Nagusia Atalarekin hitz eginen du, eta han azalduko diote jarraibide hauetan argi gelditu ez den edozein gai
2. Bere bulegoan dauzkan dokumentuen taldeak identifikatuko ditu 
3. Dokumentuen taldeak bereiziko ditu aurretik aipatu diren destinoen arabera

Zer egin dezake irakasleak, baldin eta erretiroa hartu behar duenean epeak betetzen ez dituzten azterketak edo lanak badauzka eta, hortaz, ezin baditu suntsitu?

Araua da suntsitu ezin diren azterketak eta lanak administrazioko langileen eskutan utziko direla, eta bi ikasturteren buruan edukiontzi zigilatu berezietan sartzeko moduan egonen dira.