¿Qué tiene que hacer el profesor con la documentación que reúne a lo largo del curso?

Hay documentación en manos de los profesores que:

• Debe enviarse al Archivo General para ingresar en el Fondo institucional porque forma parte del patrimonio documental de la Universidad (Reglamento de Archivo)
• Puede eliminarse porque son originales cuyo plazo de conservación ha pasado, o copias, pero que tiene datos sensibles y deben eliminarse de forma controlada
• Pueden eliminarse porque son copias sin datos sensibles, documentación de apoyo para la docencia o documentación que no pertenece al patrimonio de la Universidad sino al del docente. Esta eliminación corre a cargo del profesorado.

¿QUÉ DEBE ENVIARSE AL ARCHIVO PARA SU CONSERVACIÓN?

¿QUÉ DEBE ELIMINARSE DE FORMA CONTROLADA?

¿QUÉ DEBE CONSERVARSE O ELIMINARSE POR CUENTA DEL DOCENTE?

¿QUÉ PASA EN CASO DE JUBILACIÓN O TRASLADO DE DESPACHO?

¿QUÉ DEBE ENVIAR AL ARCHIVO PARA SU CONSERVACIÓN?

Documentación original generada en el ejercicio de la función docente como:

• enunciados de exámenes (cada cinco años)
• programas de asignaturas, guías de titulación

Documentación original de órganos de gobierno porque ha ostentado en alguno de ellos el cargo de Secretario (Consejo de Departamento o Junta de Centro). También por haber formado parte de comisiones diversas. Actas originales y firmadas.

¿CÓMO?

A través del personal administrativo del Departamento que es el enlace con el Archivo General y que realiza un envío anual de documentación.

Se aconseja organizarlo en carpetas, por cursos académicos, de manera que se facilite el traspaso de esta documentación al personal administrativo cuando llegue el momento de la transferencia al Archivo.

En el caso de documentación de órganos de gobierno, es conveniente organizarla en carpetas por sesión.

Cada 5 años y al finalizar el curso, el personal administrativo recogerá asimismo un ejemplar de cada uno de los formularios de examen utilizados por los docentes, para enviar al Archivo.

¿QUÉ DEBE ELIMINAR DE FORMA CONTROLADA?

Originales o copias de documentos que contengan datos personales o económicos relativos a los alumnos o a la Universidad.

• Copias de documentos que contengan datos personales de alumnos
• Copias de documentos que contengan datos económicos relativos a la Universidad
• Exámenes y trabajos  de alumnos (respetando la obligación legal de mantener los dos cursos completos anteriores al actual) *
• Ejemplares de tesis doctorales en las que se ha participado como Tribunal
• Listados de calificaciones
• Cualquier relación en la que figuren datos personales de los estudiantes
• Antiguas fichas de alumnos
• Copias de documentación de órganos de gobierno porque se ha formado parte de alguno de ellos

*La eliminación de pruebas base para la calificación (exámenes, trabajos) responde a:

•  Acuerdo de la Comisión de Archivo de 19 abril de 2011 
•  Acuerdo del Consejo de Gobierno que aprueba las Normas reguladoras de los procesos de evaluación (Acuerdo 61/2011, sesión de 15/12/2011) 
• RD 1791/2010 por el que se aprueba el Estatuto del Estudiante Universitario. 

¿CÓMO?

Mediante el servicio de destrucción segura cuyas instrucciones se adjuntan en el enlace.

Cada docente se responsabilizará tanto del traslado como del hecho de eliminar este tipo de documentación. Se acercará al contenedor especial precintado que hay en cada edificio departamental, y depositará la documentación a través de la ranura.

Cuando el contenedor especial esté lleno, la empresa contratada lo retirará y eliminará su contenido elaborando un certificado de destrucción segura.

¿QUÉ DEBE CONSERVAR O ELIMINAR POR SU CUENTA?

Documentos que no tienen datos personales, documentación de apoyo a la docencia o documentos personales del profesor.

• Material como fotocopias de temarios, artículos, guiones para las clases
• Fotocopias de legislación, de boletines oficiales
• Documentos relacionados con la participación en congresos, cursos, eventos, seminarios
• Folletos, publicidad, recortes de prensa
• Publicaciones, estudios de otras universidades
• Documentos derivados de trámites personales con la Universidad y otros organismos (solicitudes de  cualquier tipo, documentación derivada de situaciones administrativas, partes de baja, certificados)
• Currículum
• Artículos, separatas, propios o de otras personas
• Agendas personales, cuadernos de tareas
• Documentación en otro tipo de soportes que no sea el papel: transparencias, diapositivas, disquetes, discos compactos.

Cada trabajador de la universidad, ya sea docente o personal de administración y servicios, debe hacerse cargo de la destrucción de su propia documentación, o de su retirada en el momento de un cambio de despacho o de jubilación.

¿CÓMO?

Si la documentación no tiene datos que proteger y es de apoyo a la docencia, material utilizado para las clases, puede depositarse con total tranquilidad en el contenedor de papel o de plástico según corresponda.

Asimismo se puede hacer uso de las destructoras ubicadas en las unidades de apoyo administrativo.

Se aconseja:

• Las publicaciones (libros, revistas científicas) que no deseen conservar y juzguen de interés para la Universidad, pueden ofrecerse en la Biblioteca.
• Para eliminar los disquetes, dvd, cd, se pueden poner en contacto con el Servicio Informático.
• El material de papelería en buen estado debe reutilizarse. Carpetas, fundas de plástico, portafolios…

Si existe cualquier duda sobre la identificación del tipo de documento y su correcto destino, el profesor debe ponerse en contacto con la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General en la dirección archivo@unavarra.es  o bien en el teléfono 948 168935.

¿QUÉ PASA EN CASO DE JUBILACIÓN O TRASLADO DE DESPACHO?

Cuando se produce una de estas circunstancias, con un tiempo de antelación prudencial, el profesor debe comenzar por:

1. ponerse en contacto con la Sección de Gestión del Documento y Archivo General, que le explicará cualquier tipo de cuestión que no quede clara en estas pautas
2. identificar los grupos de documentos que tiene en su despacho 
3. separar los grupos en función de los destinos antes relacionados

¿Qué puede hacer el profesor si en el momento de jubilarse tiene exámenes o trabajos pero aún no han cumplido el plazo y no pueden ser eliminados?

Como norma, los exámenes y trabajos que aún no puedan ser eliminados, se dejarán a cargo del personal administrativo hasta que pasen los dos cursos y puedan depositarse en los contenedores especiales precintados.