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Hay documentación en manos de los profesores que:
¿QUÉ DEBE ENVIARSE AL ARCHIVO PARA SU CONSERVACIÓN?
¿QUÉ DEBE ELIMINARSE DE FORMA CONTROLADA?
¿QUÉ DEBE CONSERVARSE O ELIMINARSE POR CUENTA DEL DOCENTE?
¿QUÉ PASA EN CASO DE JUBILACIÓN O TRASLADO DE DESPACHO?
Documentación original generada en el ejercicio de la función docente como:
Documentación original de órganos de gobierno porque ha ostentado en alguno de ellos el cargo de Secretario (Consejo de Departamento o Junta de Centro). También por haber formado parte de comisiones diversas. Actas originales y firmadas.
A través del personal administrativo del Departamento que es el enlace con el Archivo General y que realiza un envío anual de documentación.
Se aconseja organizarlo en carpetas, por cursos académicos, de manera que se facilite el traspaso de esta documentación al personal administrativo cuando llegue el momento de la transferencia al Archivo.
En el caso de documentación de órganos de gobierno, es conveniente organizarla en carpetas por sesión.
Cada 5 años y al finalizar el curso, el personal administrativo recogerá asimismo un ejemplar de cada uno de los formularios de examen utilizados por los docentes, para enviar al Archivo.
Originales o copias de documentos que contengan datos personales o económicos relativos a los alumnos o a la Universidad.
*La eliminación de pruebas base para la calificación (exámenes, trabajos) responde a:
Mediante el servicio de destrucción segura cuyas instrucciones se adjuntan en el enlace.
Cada docente se responsabilizará tanto del traslado como del hecho de eliminar este tipo de documentación. Se acercará al contenedor especial precintado que hay en cada edificio departamental, y depositará la documentación a través de la ranura.
Cuando el contenedor especial esté lleno, la empresa contratada lo retirará y eliminará su contenido elaborando un certificado de destrucción segura.
Documentos que no tienen datos personales, documentación de apoyo a la docencia o documentos personales del profesor.
Cada trabajador de la universidad, ya sea docente o personal de administración y servicios, debe hacerse cargo de la destrucción de su propia documentación, o de su retirada en el momento de un cambio de despacho o de jubilación.
Si la documentación no tiene datos que proteger y es de apoyo a la docencia, material utilizado para las clases, puede depositarse con total tranquilidad en el contenedor de papel o de plástico según corresponda.
Asimismo se puede hacer uso de las destructoras ubicadas en las unidades de apoyo administrativo.
Se aconseja:
Si existe cualquier duda sobre la identificación del tipo de documento y su correcto destino, el profesor debe ponerse en contacto con la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General en la dirección archivo@unavarra.es o bien en el teléfono 948 168935.
Cuando se produce una de estas circunstancias, con un tiempo de antelación prudencial, el profesor debe comenzar por:
¿Qué puede hacer el profesor si en el momento de jubilarse tiene exámenes o trabajos pero aún no han cumplido el plazo y no pueden ser eliminados?
Como norma, los exámenes y trabajos que aún no puedan ser eliminados, se dejarán a cargo del personal administrativo hasta que pasen los dos cursos y puedan depositarse en los contenedores especiales precintados.