El proceso de evaluar incluye un conjunto de actividades encaminadas a identificar los valores que poseen los documentos, en función de los cuales dichos documentos tendrán como destino bien la eliminación en un plazo, bien su conservación definitiva, y merecerán un tipo de acceso concreto.
La responsabilidad de la evaluación recae en la Comisión de Archivo, y sus decisiones se reúnen en el calendario de conservación de los documentos, donde se especifican las normas de conservación de cada serie documental, y en los análisis posteriores al año 2009, en el procedimiento administrativo al que se asocia.