Irakasletzako Eskola Normaleko 1934ko irakasleak. Gerardo Zaragüeta argazkilari iruindarraren argazkia, NUPeko Artxibo Nagusiak digitalizatutako dokumentuetako bat.
Nafarroako Unibertsitate Publikoko (NUP) Artxibo Nagusiak 38.053 dokumentu digitalizatu ditu dagoeneko. “Oinarrizkoak” dira Unibertsitatearentzat, eta maiz edo oso maiz kontsultatzen dira. Horretaz gainera, 118 dokumentu sail identifikatu eta ebaluatu ditu, dokumentuak kudeatzeko oinarri baitira, prozedura administratibo bakoitzean sortutako dokumentuak aztertu eta dokumentu horiek eskuratzeko epeak zehaztu ondoren. Guzti horren berri ematen du Artxibo Nagusiaren ibilbideari eta erronkei buruzko “Príncipe de Viana” aldizkariko artikulu batek. Zerbitzua 1999an sortu zen, eta NUPek hogeita hamar urtez sortutako dokumentuen ondarea babesten eta gordetzen du, bai eta lehengo unibertsitate eskolen funtsak ere (horietako zenbait XIX. mendekoak dira). Gaur egun duen erronka nagusia dokumentu elektronikoak kudeatzea da, administrazio elektronikoa martxan baitago.
“Hasiera-hasieratik, NUPeko Artxibo Nagusiak ahaleginak egin ditu dokumentazio administratiboa modu abangoardistan kudeatzeko —dio Iñaki Montoya Ortigosak, artikuluaren idazleak eta NUPeko Agirien Kudeaketa eta Artxibo Nagusiko Ataleko buruak—. Artxiboa amaierako zerbitzua delako ikuspegi klasikotik aldendu ginen, eta epe ertain edo luzean dokumentuak eta fitxategiak osotasunean kudeatzeko sistema bat ezartzearen aldeko apustu estrategikoa egin genuen. Nazioarteko erakundeen gomendioen eta arauen arabera, dokumentuak osotasunean kudeatzeko, Artxibo Nagusiak aktiboki inplikatu behar du dokumentuen bizi ziklo osoan, dokumentuak sortzen direnetik artxibatzeko teknikak aplika daitezen. Hartara, Unibertsitatearen bizi administratiboan murgiltzen da Artxiboa, dokumentazio aktiboaren tratamenduan bereziki; izan ere, dokumentuen bizi zikloaren lehen fasean modu eraginkorrean esku hartzeak bermatzen du hobekien etorkizunean kalitate oneko dokumentu antolamendua izatea.
Unibertsitateko Idazkaritza Nagusiaren mende dago Artxibo Nagusia, eta sei lagunek osatzen dute lantaldea. Arrosadiko campuseko (Iruñea) Administrazio eta Kudeaketa eraikinean dago, eta bi gune ditu dokumentuak gordetzeko (bat eraikin horretan eta bestea liburutegian).
Dokumentu sailak identifikatzearen eta balioestearen lorpena
Dokumentuak balioesteko prozesua funtsezkoa da artxibatze sisteman, dokumentuaren bizi zikloa erregulatzen baitu: dokumentuak bulegoetan zenbat denboran gordeko diren erabakitzen da, bai eta haien eskuragarritasuna eta azken erabilgarritasuna ere, hots, ea betiko gordeko diren edo epe jakin baten buruan deuseztatuko diren. Jakintza-alor anitzeko organo bat, Artxibo Batzordea, arduratzen da prozesu horretaz, eta Unibertsitatean sortutako dokumentu sail bakoitzarentzako erabakiak hartzen ditu, Artxiboaren proposamenez. Orain arte, 118 sail identifikatu eta ebaluatu ditu. Oinarrizkotzat zein dokumentu jotzen den ere erabakitzen du Artxibo Batzordeak.
Gainera, dokumentuak digitalizatuz gero, errazago kontsultatzen dira, eta aukera izaten da jatorrizkoak babesteko eta, hala, jatorrizkoak manipula daitezen saihesteko. Orain arte digitalizatutako 38.053 dokumentuak unibertsitateko organoek hartutako erabakiei buruzkoak dira, besteak beste, errektorearen ebazpenak eta Gobernu Kontseiluaren, Unibertsitateko Klaustroaren eta haien aurrekoen hitzarmenak eta aktak.
Funts historikoak
NUPeko Artxiboa lehengo unibertsitate eskola publikoen funts historiak antolatzen eta deskribatzen ere ari da orain; zehazki, unibertsitate eskola hauenak: Oinarrizko Hezkuntza Orokorreko Irakasletzako Huarte de San Juan Unibertsitate Eskola, Enpresa Ikasketak, Nafarroako Ospitaleguneko Erizaintza Eskola eta Gizarte Laneko Eskola –horiek denak Iruñekoak ziren– eta Atarrabiako Nekazaritza Ingeniaritza Teknikoko Eskola. Unibertsitate eskola horiek ere Nafarroako lehenagoko eskola profesionalen eta dagoeneko existitzen ez diren beste organismo batzuen dokumentazioa gordetzen zuten. Guztira, 2.158 kaxa daude dokumentuz beteak. 2008an, funts historiko horiek guztiak ikerketa historikorako baliatzeko prest gelditu ziren.
NUPeko Artxiboaren dokumentu sail garrantzitsuenak Unibertsitatearen gobernuari, ordezkaritzari, irakaskuntzari eta ikerketari buruzkoak dira, eta Artxiboaren arduradunaren esanean, “dokumentuen eta fitxategien kudeaketa errotik aldatzeko prozesu batean murgilduta gaude orain, administrazio elektronikoa martxan jarri izanaren ondorioz; prozesu konplexua da, baina baita zirraragarria ere. Iñaki Montoyaren iritziz, “zimendu eta ibilbide sendoak dituen oinarri batetik abiatu da zerbitzua, baina, hala ere, dokumentazio elektronikora igarotzea zaila eta neketsua izango da, eta, horretarako, baliabideak berregin, lan prozesuak birdefinitu eta birplanteatu, eta etengabe prestatu beharko dugu”.