PROCEDIMIENTO: visitantes sin relación contractual con la UPNA

Objeto: Facilitar e impulsar  la acogida de todos aquellos profesores, investigadores externos que tengan interés en hacer una estancia con fines docentes o de investigación en la UPNA.

Por este motivo, se modifica el protocolo de acogida, con el propósito de organizar con antelación las visitas y agilizar los trámites administrativos.

Además, se centraliza y completa un Registro de Visitas.

1. A quién va dirigido

• Personal docente e investigador (PDI) externo que realiza una estancia temporal en la UPNA con fines docentes o investigadores, de manera presencial o virtual

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2. Condiciones de la estancia y seguros obligatorios

• En el caso de visitas presenciales: El PDI deberá disponer de seguro sanitario y de accidentes (ciudadanos UE, Tarjeta Sanitaria Europea, el resto seguro privado).
• La estancia en cualquier caso no constituye para la UPNA vínculo laboral ni contractual de ningún tipo por lo que, dicha Institución está exenta de realizar remuneración alguna.
• Durante la estancia se respetarán las normas y prácticas de la UPNA, las regulaciones sobre salud, seguridad y uso de instalaciones y equipos en el desarrollo de su actividad, así como el calendario y los horarios que se establezcan por el responsable de la estancia.
• El visitante está sujeto a confidencialidad en lo referente a los procedimientos y datos de la investigación desarrollada durante la estancia. Esta confidencialidad queda anulada mediante autorización del investigador responsable, por autorización escrita.
• Si procede, se dará traslado de la estancia para su conocimiento a la Unidad de Salud Laboral y Gestión Medioambiental.

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3. Solicitud y autorización

Este procedimiento se inicia a solicitud de un PDI con vinculación permanente en la Universidad Pública de Navarra que invita a la persona externa, siendo este PDI el responsable de la estancia. En todo caso, la solicitud de estancia siempre estará sujeta a la autorización por parte de la dirección de la sección, departamento o centro que corresponda.

Envío de la Solicitud de estancia de visitantes debidamente cumplimentada a la Oficina de Acogida Internacional (welcome.office@unavarra.es):

1. Firmada por: Visitante.
2. Firmada por: PDI que se responsabiliza de la estancia.
3. Evaluada y Autorizada por: Decano/a o Director/a que corresponda.

Documentación obligatoria, anexa a la solicitud:

a) Copia del documento de identidad o pasaporte.

b) Autorización para la realización de la estancia emitida por la institución de origen.

c) Copia de la póliza de seguros que cubran la estancia: asistencia sanitaria, accidentes y responsabilidad civil.

En el caso de las estancias de personal procedente de convocatorias del Vicerrectorado de Internacionalización y Cooperación, será suficiente con la solicitud a la OAI desde la Sección de Internacionalización y Cooperación de los servicios que vayan a necesitar.

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4. Carta de invitación

Si el PDI visitante lo indica en la solicitud, el Vicerrectorado de Internacionalización y Cooperación firmará una carta de invitación, que se enviará al departamento a nombre del PDI responsable.

• Se solicita por el visitante en la solicitud enviada a la OAI/WO
• La OAI/WO completará el modelo de carta de invitación que enviará para su firma al Vicerrectorado correspondiente
• Una vez firmada se devuelve a la OAI
• La OAI/WO guarda una copia en el expediente y envía el original al departamento o centro responsable de la visita

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5. Tramitación y registro

La Oficina de Acogida Internacional /Welcome Office:

• Recibe y centraliza las solicitudes de estancia temporal
• Gestiona las solicitudes de servicios disponibles:
  • Carta de invitación
  • Credenciales wifi temporales
  • Acceso a préstamo bibliotecario y uso de gabinetes de investigación
  • Para visitas virtuales: acceso en remoto a biblioteca para lo que se les habilitará una cuenta de correo institucional temporal.
  • Información y apoyo en trámites de extranjería.
  • Tarjeta de identificación (Solo para estancias con duración igual o superior a 3 meses)
• Mantiene un registro actualizado de visitantes, convirtiéndose en el punto de referencia tanto del profesorado UPNA como del personal que realiza las estancias.

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6. Certificación de la estancia

Cuando así lo solicite, la UPNA emitirá un Certificado de la estancia realizada:

• El PDI visitante deberá presentar un resumen de su actividad realizada en la UPNA a través de la “Solicitud de Certificación de la Estancia”. Ésta debe enviarse a la OAI debidamente cumplimentada y firmada por éste y con el visto bueno del PDI responsable y del Director del Departamento o Centro.
• La OAI centraliza las solicitudes y las traslada a Secretaría General de la UPNA, que emitirá un certificado de la estancia para el interesado. El certificado, que recogerá la misma información que la “Solicitud de Certificación de la Estancia”, será enviado al Departamento a nombre del PDI responsable.
• La OAI procederá al archivo de la documentación de la visita para su registro.

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7. Normativa

Normativa para visitantes sin relación contractual con la Universidad Pública de Navarra (Aprobada en Consejo de Gobierno del 26 de julio de 2023)

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