Servicio de destrucción segura


Procedimiento de remisión de documentos para su destrucción segura

La progresiva utilización del servicio de destrucción segura de documentos proporcionado por el Archivo General de la Universidad exige adoptar algunas medidas de control que identifiquen la documentación a eliminar, como prevención frente a errores en la determinación de tales documentos.

¿Cómo se usa el servicio?

Toda unidad que quiera hacer uso del servicio de destrucción controlada y segura de documentos deberá remitir un correo electrónico a la dirección archivo@unavarra.es informando de los siguientes extremos:

  • NÚMERO DE CAJAS que van a ser remitidas para su destrucción controlada,
  • si se trata de DOCUMENTACIÓN ORIGINAL (esto es, cuya destrucción ha sido acordada por la Comisión de Archivo) o duplicados, y
  • ANTIGÜEDAD de la documentación

Una vez enviada la solicitud por correo electrónico deberá esperar la respuesta del Archivo General para enviar los documentos.

Recibida la respuesta afirmativa, para hacer uso del servicio de destrucción controlada y certificada, las unidades deberán remitir al Archivo General los documentos en cajas (preferiblemente tamaño folio), donde constarán de forma visible los siguientes datos:

  • la indicación clara de "DOCUMENTOS A DESTRUIR"
  • la PROCEDENCIA (unidad remitente) y
  • el TIPO DE DOCUMENTO incluido en la caja (por ejemplo, exámenes o trabajos, fichas de
  • estudiantes, instancias de un determinado proceso selectivo, etc.).

Los profesores que deseen hacer uso del servicio de destrucción segura de documentos con datos de carácter personal (como por ejemplo exámenes, trabajos, listas y fichas de alumnos) asumirán personalmente la comunicación con el Archivo General, la preparación de los documentos en cajas cerradas y y la remisión de éstas al Archivo General conforme a las instrucciones, en atención a las singulares características de esta documentación. 

Ver más información en el documento completo de normas para la destrucción segura