Instrucciones


Existen una serie de Instrucciones dictadas por el Secretario General al objeto de concretar prácticas y procesos de gestión documental ante escenarios concretos, tales como la política que rige el acceso a los documentos históricos con datos de carácter personal, la destrucción segura de documentos, el acceso a documentos con datos de carácter personal, la consulta de documentos en el edificio de Biblioteca, el control de correspondencia en las secretarías, el vaciado de despachos de los profesores y la documentación de los consejos de departamentos y centros.

Instrucción sobre la utilización del servicio de destrucción segura por el personal docente para el Campus Arrosadia y de Ciencias de la Salud

Instrucción sobre la utilización del servicio de destrucción segura por el personal docente para el Campus de Tudela

La progresiva utilización del servicio de destrucción segura de documentos proporcionado por el Archivo General de la Universidad exige adoptar algunas medidas de control que identifiquen la documentación a eliminar, como prevención frente a errores en la determinación de tales documentos.   

Instrucción sobre el acceso a los documentos con datos de carácter personal

El acceso a los documentos con datos de carácter personal se rige por la normativa específica, por lo que es preciso establecer un procedimiento específico que regule los diferentes casos que pueden surgir en la práctica.

Instrucción sobre la definición de criterios para el control de correspondencia

La correspondencia tiene una presencia generalizada en las oficinas de secretarías. Su identificación y gestión debe atenerse a las características de estos documentos, iniciándose ya en el momento de su creación y recepción en las propias oficinas a través de una herramienta para el control de las entradas y salidas. El ejercicio de dicho control por las oficinas debe respetar la función superior del Registro General.

Instrucción sobre el vaciado de despachos de los profesores

Es frecuente que en el momento de cesar en su actividad el profesor deba realizar una selección de los documentos que ha ido acumulando a lo largo de su labor docente e investigadora, por lo que es preciso conocer las características de los documentos carácter particular al objeto de diferenciarlos de aquellos que corresponden al ejercicio de una función universitaria y que, si se trata de originales, deben conservarse en la Universidad.

Instrucción sobre la documentación de los Consejos de Departamento y Juntas de Centro 

La documentación generada  por los órganos de gobierno colegiados tiene una especial relevancia institucional. Esta documentación es consistente cuando se organiza en torno a los expedientes de sesión, agrupando la convocatoria, el acta, los anexos y los traslados de acuerdos. Entre estos documentos destaca por su importancia el acta, que debe reunir una serie de características formales al objeto de reforzar su eficacia como documento de constancia.