Instrucciones


Existen una serie de Instrucciones dictadas por el Secretario General al objeto de concretar prácticas y procesos de gestión documental ante escenarios concretos, tales como la política que rige el acceso a los documentos históricos con datos de carácter personal, la destrucción segura de documentos, el acceso a documentos con datos de carácter personal, la consulta de documentos en el edificio de Biblioteca, el control de correspondencia en las secretarías, el vaciado de despachos de los profesores y la documentación de los consejos de departamentos y centros.

Instrucción sobre el procedimiento de remisión de documentos para su destrucción segura

La progresiva utilización del servicio de destrucción segura de documentos proporcionado por el Archivo General de la Universidad exige adoptar algunas medidas de control que identifiquen la documentación a eliminar, como prevención frente a errores en la determinación de tales documentos.   

Instrucción sobre el acceso a los documentos con datos de carácter personal

El acceso a los documentos con datos de carácter personal se rige por la normativa específica, por lo que es preciso establecer un procedimiento específico que regule los diferentes casos que pueden surgir en la práctica.

Instrucción sobre el acceso a los documentos en el edificio de Biblioteca

El acceso a los documentos que se conservan en las dependencias del Archivo General ubicadas en el edificio de Biblioteca se producirá en la oficina que tiene el Archivo en ese edificio, adaptándose a las características de la prestación del servicio adecuadas a dichas instalaciones.

La devolución de los préstamos realizados sobre documentos conservados en el depósito de la Biblioteca se realizará de acuerdo con dos opciones, a elección de la oficina solicitante:
   - en las dependencias centrales del Archivo en el edificio de Administración, en cualquier momento,
   - en la oficina del Archivo en el edificio de Biblioteca, únicamente los miércoles de 10:00 a 15:00 h.

Instrucción sobre la definición de criterios para el control de correspondencia

La correspondencia tiene una presencia generalizada en las oficinas de secretarías. Su identificación y gestión debe atenerse a las características de estos documentos, iniciándose ya en el momento de su creación y recepción en las propias oficinas a través de una herramienta para el control de las entradas y salidas. El ejercicio de dicho control por las oficinas debe respetar la función superior del Registro General.

Instrucción sobre el vaciado de despachos de los profesores

Es frecuente que en el momento de cesar en su actividad el profesor deba realizar una selección de los documentos que ha ido acumulando a lo largo de su labor docente e investigadora, por lo que es preciso conocer las características de los documentos carácter particular al objeto de diferenciarlos de aquellos que corresponden al ejercicio de una función universitaria y que, si se trata de originales, deben conservarse en la Universidad.

Instrucción sobre la documentación de los Consejos de Departamento y Juntas de Centro 

La documentación generada  por los órganos de gobierno colegiados tiene una especial relevancia institucional. Esta documentación es consistente cuando se organiza en torno a los expedientes de sesión, agrupando la convocatoria, el acta, los anexos y los traslados de acuerdos. Entre estos documentos destaca por su importancia el acta, que debe reunir una serie de características formales al objeto de reforzar su eficacia como documento de constancia.