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Jueves 13 de junio de 2019 [Institucional]

El Archivo General de la UPNA, segundo de una universidad española que obtiene la ISO 30301 por su gestión de documentos

Con el sello, se reconoce el cumplimiento de objetivos y procesos de gestión documental, así como su evaluación y mejora continua

zoomFoto de grupo tras la firma. De izda. a dcha. Inés Olaizola (secretaria gral. Universidad), Emilio Flamarique (director AENOR Navarra), Alfonso Carlosena (rector Universidad) e Iñaki Montoya (jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General)

Foto de grupo tras la firma. De izda. a dcha. Inés Olaizola (secretaria gral. Universidad), Emilio Flamarique (director AENOR Navarra), Alfonso Carlosena (rector Universidad) e Iñaki Montoya (jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General)

La Sección de Gestión de Documentos y Archivo General de la Universidad Pública de Navarra (UPNA) se acaba de convertir en el segundo archivo de una universidad española, después del Archivo de la Universitat de Lleida, en ser reconocido por AENOR con motivo de la calidad de su “Sistema de gestión para los documentos”. La certificación, llamada norma UNE-ISO 30301, reconoce el cumplimiento de los requisitos exigidos con respecto a políticas, objetivos y procesos de gestión documental establecidos, así como a su evaluación y mejora continua.

El reconocimiento fue recogido recientemente por el rector de la Universidad, Alfonso Carlosena, de manos del director de AENOR en Navarra, Emilio Flamarique, en un acto en el que también estuvo presente la secretaria general de la Universidad, Inés Olaizola. La auditoría de calidad que dio lugar al reconocimiento se realizó en colaboración con la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos de Cataluña, adscrita a la Fundación de la Universidad Autónoma de Barcelona (Fundación UAB). En el conjunto de España, contando con la UPNA, sólo cuatro entidades cuentan con el distintivo.

Norma ISO 30301 y gestión documental en la UPNA

La ISO 30301 es una Norma de Sistemas de Gestión (Management System Standards, MSS) perteneciente a la categoría de otras más conocidas como la ISO 9001 o la ISO 14001. Esta norma especifica los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de documentos tanto a organizaciones públicas como privadas.

Desde sus inicios, hace 20 años, la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General de la Universidad (dependiente de la Secretaría General de la Universidad) “apostó por la implantación de un sistema de gestión documental vanguardista acorde a las metodologías y normativas recomendadas por los organismos internacionales”, tal y como se asegura desde la propia sección. Continuando esa evolución, hace cuatro años y enmarcado en el IV Plan Estratégico de la UPNA, se planteó el objetivo implementar esta norma y evaluar el cumplimiento de sus requisitos por medio de una auditoría de certificación externa.

“Este logro demuestra de forma inequívoca, la apuesta y el compromiso continuado de la UPNA con una gestión de documentos excelente como elemento imprescindible en la eficacia y eficiencia administrativa y en la protección y salvaguarda de su patrimonio documental”, se indica desde la mencionada sección.